Így kap egy kisvállalkozás AI-recepciót tíz perc alatt, fejlesztő nélkül

Egy GSM-kód, *61*, és a szerviz vagy a rendelő telefonját onnantól este és hétvégén is felveszi valaki. Az Abigel.ai Virtual Assistantot úgy terveztük, hogy egy kisvállalkozás maga, fejlesztő nélkül állítsa be a telefonos recepcióját. A folyamat egy tipikus KKV, egy szerviz vagy egy rendelő példáján követhető végig. A termék a DIMOP Plusz pályázati projektünkben készült, a részletek az abigel.ai/virtual-assistant oldalon vannak.

Három mező, fizetési adat nélkül

Az első lépés a regisztráció: e-mail-cím, jelszó, cégnév. Fizetési adatot nem kérünk előre. Az árazás használatalapú, percdíjas: csak a ténylegesen lebonyolított hívásokért kell fizetni, havidíj nincs.

Ezután a rendszer iparági sablont kér. A sablon egy teljes beszélgetési folyam, az üdvözlő szöveg csak az eleje. Benne van, mit kérdez az asszisztens, milyen adatokat gyűjt be, mikor foglal időpontot és mikor ígér visszahívást. Egy fogorvosi rendelő sablonja tudja, hogy háromféle tipikus hívás van: panasz, sürgős eset, időpontkérés. Az autószervizé a rendszámot, a típust és a hiba leírását kéri. A sablon kiválasztása után az asszisztens már működik, a többi lépés finomhangolás.

Tíz-tizenöt sor

A sablon vizuális szerkesztőben nyílik meg. Itt átírható az üdvözlés, megadható a nyitvatartás, a cím, a szolgáltatások és az árak, amelyekről az asszisztens beszélhet, és az is, miről nem. Az időpontfoglalásnál beállítható, mely napokon és idősávokban lehet foglalni, és meddig tart egy alkalom. Az asszisztens ezek alapján ajánl időpontot, a foglalást pedig beírja a naptárba.

A tapasztalatunk szerint három dolog számít a legtöbbet:

• rövid, konkrét szolgáltatáslista hosszú marketingszöveg helyett;
• egyértelmű szabály arra az esetre, ha az asszisztens nem tud válaszolni (nálunk az alapértelmezés: felveszi a nevet és a telefonszámot, és visszahívást ígér);
• a nyelvek beállítása: az asszisztens több mint 25 nyelven beszél, és a hívó nyelvét magától felismeri, de jobb megadni, mely nyelveken várható hívás.

Tíz-tizenöt sor beállítás után a folyam kész, fejlesztő nélkül. A szerkesztőben rögtön ki is próbálható böngészőből, mielőtt a valódi telefonszámra kerülne.

Csillag, hatvanegy, csillag

Az asszisztens saját telefonszámot kap a fiókhoz. A meglévő céges számot nem kell lecserélni, a hívásokat feltételesen irányítjuk át. A legtöbb magyar szolgáltatónál a „ha nem veszik fel” típusú átirányítás GSM-kóddal állítható be, magáról a telefonról:

*61*<hozzárendelt szám>#

Ezt a céges telefonról egyszer kell felhívni. Onnantól minden hívás, amelyet adott csengetési idő után senki nem vesz fel, az asszisztenshez fut be. Munkaidőben a kolléga veszi fel, ha tudja. Ha nem ér rá, vagy este, hétvégén telefonálnak, az asszisztens válaszol, a nap 24 órájában. Az átirányítás a #61# kóddal bármikor kikapcsolható. Vezetékes vagy alközponti számnál a szolgáltató felületén kell beállítani, az elv ugyanaz.

Reggelre lista vár

Élesítés előtt mindig teszthívást javaslunk: a saját mobilról felhívni a céges számot, nem felvenni, és kivárni, amíg az asszisztens jelentkezik. A tipikus eseteket végig kell játszani: időpontkérés, nyitvatartás, és egy kérdés, amelyre nincs válasz.

Minden hívás után megjelenik a felületen a teljes átirat és egy rövid összefoglaló: ki hívott, miért, milyen adatot adott meg, lett-e foglalás, kell-e visszahívni. Az összefoglaló e-mailben is megérkezik, így aki reggel bejön, egy listából látja, mi történt éjjel. A hívások állapot szerint szűrhetők (elintézett, visszahívandó, foglalás), a fontosabbak megjelölhetők.

A híváslista és a begyűjtött adatok CSV-ben exportálhatók, és betölthetők a meglévő táblázatba, CRM-be vagy foglalási rendszerbe. Az exportban szerepel az időpont, a hívó száma, a nyelv, az összefoglaló, a strukturált mezők (név, kért szolgáltatás, foglalt időpont), és a percdíjas elszámoláshoz a hívás hossza.

Minden fiókhoz tartozik egy ajánlói link. Ha azon keresztül regisztrál egy másik vállalkozás, mindkét fél jóváírást kap a percdíjas egyenlegére. Ezt szándékosan hagytuk egyszerűnek: nincs szint, nincs feltétel, csak egy link.

Ami a tíz percbe nem fér bele

A beállítás valóban rövid, utána viszont két dologra figyelni kell. Az első hét átiratait végig kell olvasni. Ezekből derül ki, mely kérdésekre nem volt jó válasz, és a folyamban mindegyik egy-egy sorral pótolható. A másik a nyitvatartás és a szolgáltatások karbantartása. Az asszisztens azt mondja, amit beállítottak, és egy elavult nyitvatartás rosszabb a hiányzónál. Ha ez a kettő rendben van, a recepció onnantól magától működik.